Một trong những vấn đề cản trở hiệu quả của cơ chế “Một cửa điện tử” (MCĐT) là việc các đơn vị quản lý bộ phận một cửa vẫn chưa thực sự liên thông. Đơn vị vẫn phải cử người mang hồ sơ hay gửi hồ sơ qua đường bưu điện sang các cơ quan hành chính (CQHC) khác hoặc người dân phải đi lại, tiếp xúc với nhiều CQHC khác nhau để giải quyết 1 thủ tục. Điều đó gây mất nhiều thời gian, công sức và chi phí của cả người dân và các CQHC. Như vậy, MCĐT chỉ thực sự hoạt động hiệu quả khi các cấp, bộ phận xử lý thủ tục hành chính (TTHC) được liên thông.

Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu đang ứng dụng mạnh mẽ các giải pháp tin học hóa, là điển hình triển khai thành công hệ thống MCĐT liên thông. UBND tỉnh đã triển khai đồng bộ phần mềm (PM) MCĐT liên thông cho các huyện/thị và 82/82 xã, phường, thị trấn của tỉnh. Hiện tại, quá trình liên thông đã được thực hiện từ cấp xã lên huyện, việc liên thông sang các sở - ban - ngành sẽ hoàn tất trong thời gian tới.

Với hệ thống PM có khả năng liên thông như vậy, việc xử lý hồ sơ TTHC được giải quyết một cách hiệu quả. Cán bộ ở xã tiếp nhận hồ sơ qua bộ phận một cửa, giải quyết các công đoạn ở xã trong vòng 2 đến 3 ngày. Sau đó, hồ sơ sẽ chuyển tiếp lên cấp huyện chỉ bằng một thao tác nhấn nút “Xử lý liên thông” trên PM MCĐT. Thông qua hệ thống PM, cán bộ tại xã vẫn có thể theo dõi được tình hình xử lý hồ sơ mà không phải đến trực tiếp hoặc gọi điện lên UBND huyện.

... và tăng tiết kiệm

Huyện Long Điền (thuộc tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu) là một đơn vị triển khai hiệu quả PM MCĐT liên thông. Mỗi ngày, UBND huyện phải xử lý khoảng 70 hồ sơ TTHC mà các xã, thị trấn gửi lên qua hệ thống liên thông. Trước đây, cán bộ của xã phải trực tiếp mang hồ sơ lên huyện hàng ngày. Từ khi liên thông, hồ sơ được chuyển qua hệ thống, các giấy tờ chứng nhận gốc kèm theo hồ sơ của người dân được tập hợp lại và khoảng 3 ngày mới gửi lên huyện một lần để các cán bộ huyện đối chiếu, làm cơ sở pháp lý. Việc chuyển hồ sơ qua PM giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và chi phí cho cấp xã.

Về phía cán bộ xử lý cấp huyện, nhờ vậy, khối lượng công việc cũng giảm đi khi qua hệ thống một cửa điện tử liên thông. Cán bộ huyện không phải tiếp nhận, phân loại và nhập dữ liệu của các hồ sơ mà xã gửi lên như trước đây. Công việc này đã được cán bộ cấp xã thực hiện và chuyển thẳng vào hệ thống. Cũng không cần gọi điện thoại hay gửi thông báo về xã như trước mà chỉ cần trao đổi trực tiếp qua hệ thống PM xuống dưới. Toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ được khép kín trên hệ thống, năng suất làm việc nâng cao, các sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ giảm xuống.

Ông Trà Thanh Tính, người quản trị hệ thống MCĐT liên thông của huyện cho biết: “Hệ thống này mới được đưa vào ứng dụng song đã đáp ứng, hỗ trợ tốt công tác xử lý hồ sơ của huyện. Quá trình xử lý nhanh chóng, minh bạch, đạt hiệu quả cao. Trong thời gian tới, huyện sẽ tiếp tục mở rộng cho nhiều loại hồ sơ TTHC được chuyển tiếp liên thông. Tiện lợi nhất là chúng tôi hoàn toàn có thể tự cấu hình hệ thống để đáp ứng cho sự mở rộng này”.

Ngoài việc liên thông xử lý hồ sơ TTHC của người dân qua hệ thống MCĐT, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cũng đã thực hiện liên thông văn bản giữa các đơn vị hành chính của tỉnh. Văn bản, công văn... được gửi qua hệ thống Văn phòng điện tử giúp các đơn vị xử lý kịp thời, nhanh chóng. Bản cứng của công văn vẫn được gửi đến qua đường bưu điện, nhưng chỉ còn đóng vai trò lưu trữ và làm cơ sở pháp lý. Trong tương lai, văn bản điện tử sẽ được tích hợp chữ ký số, được đảm bảo về tính pháp lý, thì hoàn toàn có thể loại bỏ việc lưu trữ văn bản giấy.

Thời gian tới, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu sẽ tiếp tục triển khai cổng thông tin điện tử, dịch vụ chữ ký số để người dân có thể giải quyết các hồ sơ TTHC qua mạng Internet. Cổng thông tin điện tử giúp người dân sử dụng các TTHC qua mạng Internet, chữ ký số có giá trị pháp lý cho các dịch vụ trực tuyến giữa người dân và CQHC. Người dân không cần phải đến các bộ phận một cửa, mà vẫn có thể nộp hồ sơ và giải quyết các thủ tục liên quan. Các giải pháp này dự kiến sẽ hoàn tất trong năm 2012.

“Liên thông trong nội bộ để giải quyết vấn đề văn bản trong mỗi cơ quan, do đó, trước hết cần một phần mềm đáp ứng được việc này. Như vậy vấn đề đầu tiên là sử dụng phần mềm này để làm gì? Liên thông nó như thế nào? Thứ hai, khi liên thông, tuy đỡ tốn kém trong vấn đề in ấn văn bản (chẳng hạn, muốn gửi một văn bản sang đơn vị khác, chỉ cần scan rồi chuyển qua là xong) nhưng cũng có một băn khoăn làm sao để văn bản đó được công nhận là văn bản chính thức. Để giải quyết vấn đề này, khi gửi chúng tôi gửi theo đường công văn đi và đề nghị bên nhận sau khi nhận được cũng phải có xác minh là đã nhận được. Công nghệ phải đồng bộ với CCHC. Chỉ đạo của UBND tỉnh về thực hiện Chỉ thị 58 cũng có đặt ra vấn đề CCHC, một cửa liên thông để giải quyết thủ tục cho người dân nhanh nhất. Tất cả huyện, xã đều phải thực hiện. Do các văn bản điện tử chưa áp dụng chữ ký số nên chưa có cơ sở pháp lý. Việc luân chuyển văn bản điện tử giúp đơn vị nhận văn bản điện tử nắm bắt trước được nội dung thông tin, chủ động xử lý, không bị động về thời gian do sự chậm trễ như đường công văn thông thường. Các loại văn bản dự thảo đóng góp ý kiến, thư mời họp, thông báo… đều triệt để sử dụng trên hệ thống liên thông văn phòng điện tử eOffice...”. Ông Nguyễn Văn Trừ, Giám đốc Sở TTTT Bà Rịa – Vũng Tàu.