Sở Thông tin và Truyền thông đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài. Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài. Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người; mùa nắng, nóng đặc biệt là biến đổi khí hậu nhiều địa phương trong tỉnh diễn ra tình trạng hanh khô, kéo dài, nhiệt độ trung bình tăng cao, tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ; mùa mưa độ ẩm tăng cao dễ gây hư hại tài liệu lưu trữ. Nắm chắc nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ, năm 2017, Sở Thông tin và Truyền thông đã quán triệt đến toàn thể cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và triển khai các biện pháp bảo vệ an toàn tài liệu nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm đồng thời phân công cụ thể đến từng cá nhân trong công tác bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.
Nhờ có các biện pháp kịp thời nên tất cả tài liệu lưu trữ tại cơ quan vẫn an toàn sau mùa mưa, bãoSở đã thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ tại cơ quan như: Trang bị thêm kệ để tài liệu cho Kho lưu trữ nhằm hạn chế để tài liệu trên nền gạch gây ẩm mốc, tạo thông thoáng cho Kho lưu trữ; xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy cho Kho lưu trữ trên cơ sở lồng ghép vào phương án phòng cháy, chữa cháy chung của cơ quan,…
Bên cạnh đó, nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ trong mùa mưa, bão, nhất là ứng phó với cơn bão số 12 năm 2017, lãnh đạo Sở đã chỉ đạo thực hiện các phương án ứng phó nhằm hạn chế thiệt hại cho tài liệu lưu trữ đến mức thấp nhất như: Di chuyển tài liệu có nguy cơ bị ảnh hưởng đến nơi an toàn, trang bị các vật dụng tại chỗ phục vụ ứng phó khi có tình huống xấu xảy ra (băng keo, đèn pin, dây thép, thau nhựa, giẻ lau,…), gia cố lại phần vách ngăn nhôm kính trong Kho lưu trữ có nguy cơ bị ảnh hưởng do mưa bão, bố trí cán bộ trực 24/24 khi có mưa, bão lớn xảy ra,…
Việc thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của lãnh đạo Sở và hướng dẫn của các cơ quan chuyên môn, đến nay, tất cả tài liệu lưu trữ tại Sở Thông tin và Truyền thông đều được bảo quản an toàn, không có hiện tượng ẩm mốc, hư hỏng tài liệu. Thống kê sau cơn bão số 12 năm 2017, phần vách ngăn nhôm kính tại Kho lưu trữ bị bể gây tràn nước vào Kho. Tuy nhiên, do Sở đã có kế hoạch chủ động và bố trí cán bộ trực, có phương án ứng phó nên đã khắc phục kịp thời, đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ trong Kho./.