Chậm nhất 10 ngày trước khi phát hành (tức là trước khi cấp phát tài liệu cho các tổ chức, cá nhân), đơn vị được cấp giấy phép xuất bản phải nộp lưu chiểu cho Sở Thông tin và Truyền thông theo quy định.

Khi thực hiện nộp lưu chiểu tài liệu, đối với tài liệu không kinh doanh được Sở Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép xuất bản: Trên trang in số giấy phép xuất bản, phải có dấu và chữ ký của lãnh đạo cơ quan, tổ chức được cấp giấy phép xuất bản hoặc người được lãnh đạo cơ quan, tổ chức ủy quyền bằng văn bản.

Mỗi tài liệu khi nộp lưu chiểu phải kèm theo 02 tờ khai nộp xuất bản phẩm lưu chiểu (theo Mẫu số 12 - Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 23/2023/TT-BTTTT ngày 31/12/2023 của Bộ Thông tin và Truyền thông).

Số lượng bản nộp lưu chiểu của tài liệu: 02 bản. Trường hợp số lượng in dưới 300 bản thì nộp 01 bản.