Triển khai nhiệm vụ được Thủ tướng Chính phủ giao cho UBND cấp tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (CQHCNN), Sở KH&CN đã tham mưu UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành và tổ chức triển khai Kế hoạch số 5216/KH-UBND ngày 29/5/2023 kiểm tra thông qua hồ sơ và báo cáo đối với 20 HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 áp dụng tại các CQHCNN (Các sở, ban, ngành: 14 HTQLCL; Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh: 01 HTQLCL; UBND các huyện, thị xã, thành phố và các phòng áp dụng chung một HTQLCL: 05 HTQLCL); kiểm tra trực tiếp tại trụ sở cơ quan đối với 10 HTQLCL áp dụng tại các CQHCNN (Các sở, ban, ngành: 07 HTQLCL; UBND các huyện, thị xã, thành phố và các phòng áp dụng chung một HTQLCL: 03 HTQLCL).
Theo Kế hoạch đã được phê duyệt, Đoàn kiểm tra của Sở KH&CN đã tiến hành kiểm tra từ ngày 30/7/2023 đến ngày 30/10/2023; thực hiện hướng dẫn khắc phục, xem xét kết quả khắc phục các điểm không phù hợp đến ngày 12/11/2023.
Quang cảnh kiểm tra tại Sở Tài chính
Mục tiêu công tác kiểm tra HTQLCL năm 2023 tập trung đánh giá thực tế hoạt động duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 và Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg; lồng ghép đánh giá công tác xây dựng và áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN đảm bảo tuân thủ các quy định phục vụ cho công tác cải cách hành chính (CCHC); giúp các CQHCNN nhận diện được những rủi ro, bất cập trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), giải quyết công việc nội bộ của cơ quan, đơn vị để từ đó có những giải pháp cải tiến, khắc phục những tồn tại trong các quy trình giải quyết công việc một cách khoa học, phù hợp với thực tiễn của cơ quan và trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Theo đó, nội dung kiểm tra năm 2023, ngoài việc kiểm tra xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015, sự tuân thủ các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ; các cơ quan còn được xem xét, kiểm tra trong tổng thể hoạt động áp dụng HTQLCL phục vụ cho công tác CCHC theo yêu cầu và quy định tại các văn bản (Nghị định số 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết; Thông tư số 01/2023/TT-VPCP về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử; mục tiêu CCHC của tỉnh giai đoạn 2021-2030 và mục tiêu CCHC năm 2023 của tỉnh; đo lường sự hài lòng theo Quyết định số 766/QĐ-TTg ngày 23/6/2022, Quyết định số 2072/QĐ- UBND ngày 12/8/2014; công tác rà soát bộ tài liệu và vận hành HTQLCL theo Quyết định số 1235/QĐ-UBND ngày 11/5/2021 của UBND tỉnh, các công văn chỉ đạo của UBND tỉnh về áp dụng HTQLCL và thiết lập quy trình nội bộ (QTNB) theo Công văn số 2399/UBND-KSTT ngày 18/3/2019, Công văn số 3717/UBND-KSTT ngày 22/4/2019, Quyết định số 747/QĐ-UBND ngày 29/3/2021; tích hợp với hoạt động của Trung tâm Phục vụ Hành chính công (TTPVHCC).
Kiểm tra ISO tại Sở Thông tin và Truyền thông
Kết quả kiểm tra ghi nhận 30 HTQLCL trong các CQHCNN được kiểm tra đều đã tổ chức vận hành duy trì và cải tiến theo yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 và Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg; chất lượng duy trì áp dụng HTQLCL tại các CQHCNN được nâng cao hơn so với năm 2022, hỗ trợ hiệu quả hơn trong quá trình giải quyết công việc nhất là giải quyết TTHC cho tổ chức, công dân. Tuy vậy, ngay tại thời điểm kiểm tra chỉ có 17/30 HTQLCL thực hiện tốt việc duy trì, áp dụng và cải tiến trong năm 2023, không phát hiện điểm KPH; 13/30 HTQLCL còn lại ghi nhận có nhiều nổ lực trong việc triển khai các hoạt động duy trì, áp dụng, cải tiến HTQLCL trong năm 2023 đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của TCVN ISO 9001:2015 và Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, nhưng HTQLCL vẫn còn điểm điểm không phù hợp (KPH), nhất là các nội dung mới của TCVN ISO 9001:2015 (quản lý thông tin dạng văn bản, quản lý rủi ro và cơ hội), điểm lưu ý cần khắc phục và cải tiến trong vận hành (trong đó, tập trung vào một số nội dung về ghi chép trong hoạt động ĐGNB: chưa ghi đúng và đủ kết quả đánh giá trong Phiếu ghi chép; trong kiểm soát thông tin dạng văn bản: lập danh mục hồ sơ, tài liệu chưa đủ, chưa kiểm soát hết nội dung theo yêu cầu; công bố áp dụng HTQLCL chưa đầy đủ các TTHC,…). Với sự hướng dẫn của Đoàn kiểm tra, 13 HTQLCL có điểm KPH đều được các cơ quan kịp thời tổ chức khắc phục và gửi đầy đủ bằng chứng kết quả khắc phục cho Đoàn yêu thời hạn yêu cầu.
Nhìn chung, sau khi chuyển đổi sang TCVN ISO 9001:2015, các HTQLCL cơ bản đảm bảo hoạt động áp dụng, duy trì và cải tiến trong năm 2023 phù hợp với yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 và Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg; trong đó điểm nổi bật là các CQHCNN tiếp tục vận hành, áp dụng HTQLCL có hiệu quả trong hoạt động liên quan đến giải quyết các TTHC, có chiều hướng nâng cao hiệu lực phục vụ công tác giải quyết TTHC trên môi trường điện tử, tích hợp HTQLCL và hoạt động của TTPVHCC, làm cơ sở cho áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) để xây dựng mô hình ISO điện tử, phục vụ việc xây dựng Chính phủ số, Chính phủ điện tử trong thời gian đến.
Đoàn kiểm tra làm việc tại UBND thị xã Ninh Hòa
Các điểm cải tiến trong công tác lưu trữ tài liệu, hồ sơ ISO bằng văn bản điện tử trên hệ thống E-Office hoặc Website đã được các cơ quan thực hiện trong các năm trước và tiếp tục phát huy tốt trong năm 2023, đem lại nhiều tiện ích, phù hợp với yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 và mô hình ứng dụng CNTT trong áp dụng ISO. Để đồng bộ với phần mềm của TTPVHCC, cùng với chuyển đổi sang TCVN ISO 9001:2015, đã có nhiều QTNB được cập nhật đầy đủ trên phần mềm một cửa điện tử, đảm bảo kiểm soát được chất lượng quá trình giải quyết TTHC theo ISO.
Phần lớn các lãnh đạo CQHCNN đều xác định HTQLCL là công cụ tốt cho việc kiểm soát chất lượng công việc, chuẩn hóa và kiểm soát quá trình. Một số ít HTQLCL chưa rà soát, hoàn thiện và việc vận hành, duy trì áp dụng dẫn đến còn yếu tố chưa đảm bảo đầy đủ theo quy định, nguyên nhân từ nhiều phía, cả chủ quan và kháchquan điển hình như: Các VBQPPL thay đổi thường xuyên, công tác công bố, sửa đổi và bổ sung bộ TTHC diễn ra nhiều lần trong năm, lực lượng biên chế CCVCLĐ của các CQHCNN còn mỏng, nên việc cập nhật của các CQHCNN chưa kịp thời; sự thay đổi liên tục về nhân sự, luân chuyển công việc, thay đổi tổ chức theo yêu cầu; nên việc đảm bảo được phạm vi áp dụng, cập nhật kịp thời sự thay đổi của VBQPPL vào HTQLCL là một thách thức không nhỏ đối với các cơ quan có nhiều TTHC.
Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Đoàn kiểm tra đã kịp thời tham mưu Sở KH&CN báo cáo UBND tỉnh biết và tiếp tục chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thực hiện một số giải pháp để tạo điều kiện cho các cơ quan thực hiện vận hành HTQLCL đạt được hiệu lực và hiệu quả, như: Tăng cường rà soát TTHC, tham mưu công bố danh mục TTHC của 03 cấp; thiết lập QTNB giải quyết TTHC của 03 cấp theo đúng quy định; thường xuyên rà soát việc cập nhật TTHC và quy trình điện tử trên TTPVHCC, thông báo kịp thời cho TTPVHCC các bất cập và thiếu sót để cập nhật lại quy trình,... Đồng thời, nhằm đồng bộ với nội dung xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số trong bối cảnh hiện nay, Sở KH&CN đề xuất cơ quan có thẩm quyền liên quan xem xét tham mưu điều chỉnh hoạt động áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 phục vụ cho CCHC phù hợp trong tình hình mới, đảm bảo gắn kết với chủ trương chuyển đổi số của Chính phủ trong hoạt động của các cơ quan quản lý, kiểm soát được quá trình giải quyết TTHC,....
Lan Nguyễn